Co to jest monit i jakie są jego koszty?

Co to jest monit (wezwanie do zapłaty)? Definicja i cel

Monit, często określany również jako ponaglenie lub wezwanie do zapłaty, to pismo lub komunikat wysyłany przez wierzyciela (np. bank, firmę pożyczkową, dostawcę usług) do dłużnika, który nie uregulował swojego zobowiązania w ustalonym terminie. Głównym celem monitu jest przypomnienie o zaległej płatności i skłonienie dłużnika do jej dobrowolnej spłaty. Monit pełni funkcję informacyjną – wskazuje na istnienie długu, jego wysokość i termin wymagalności – oraz ostrzegawczą, sygnalizując możliwe dalsze kroki wierzyciela w przypadku braku zapłaty. Nie jest to jeszcze czynność egzekucyjna, a raczej element windykacji polubownej.

Kiedy wierzyciel wysyła monit? Podstawy prawne i praktyka

Monit wysyłany jest zazwyczaj wkrótce po upływie terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Nie istnieje jeden, sztywno określony przepisami termin, po którym wierzyciel musi lub może wysłać monit – zależy to od jego wewnętrznych procedur i postanowień umowy z dłużnikiem. W praktyce pierwsze przypomnienia mogą pojawić się już po kilku dniach opóźnienia. Chociaż wysłanie monitu nie zawsze jest formalnym warunkiem koniecznym do skierowania sprawy do sądu, stanowi standardowy element procesu odzyskiwania należności i jest traktowane jako próba polubownego rozwiązania sporu. W niektórych sytuacjach, np. przed zgłoszeniem dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG), wysłanie wezwania do zapłaty z odpowiednim ostrzeżeniem jest wymagane ustawowo. Podstawą prawną do dochodzenia roszczeń i wysyłania monitów są ogólne przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zobowiązań, a zasady naliczania ewentualnych opłat za monity przy kredytach konsumenckich reguluje Ustawa o kredycie konsumenckim.

Jakie informacje powinien zawierać prawidłowy monit?

Mimo braku ustawowego wzoru, dobrze sporządzony i skuteczny monit powinien zawierać precyzyjne informacje, które nie pozostawiają wątpliwości co do przedmiotu wezwania. Do kluczowych elementów należą:

• Dane identyfikujące wierzyciela (nazwa, adres, NIP/REGON).
• Dane identyfikujące dłużnika (imię i nazwisko/nazwa, adres).
• Dokładne określenie podstawy zadłużenia (np. numer umowy, faktury, data powstania zobowiązania).
• Kwota zaległości na dzień wystawienia monitu (kapitał oraz ewentualne naliczone odsetki za opóźnienie i inne opłaty).
• Termin zapłaty zaległości wyznaczony w monicie.
• Numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty.
• Informacja o możliwych konsekwencjach braku zapłaty w wyznaczonym terminie (np. dalsze naliczanie odsetek, wpis do rejestrów dłużników, skierowanie sprawy na drogę sądową, obciążenie kosztami postępowania).

Monit powinien być sformułowany w sposób zrozumiały i jednoznaczny.

Formy monitów – od SMS-a po wizytę windykatora

Wierzyciele stosują różnorodne formy komunikacji w celu monitowania dłużników. Wybór formy zależy od etapu windykacji, polityki firmy oraz wartości zadłużenia. Najczęściej spotykane formy to:

• Monit listowny – Tradycyjna forma pisemna, wysyłana pocztą zwykłą lub poleconą (list polecony ma większą wagę dowodową).
• Monit e-mailowy – Szybka i tania forma elektroniczna, często stosowana jako pierwsze przypomnienie.
• Monit SMS – Krótka wiadomość tekstowa przypominająca o terminie płatności lub niewielkiej zaległości.
• Monit telefoniczny – Bezpośrednia rozmowa telefoniczna prowadzona przez pracownika wierzyciela lub firmy windykacyjnej, często połączona z próbą negocjacji warunków spłaty.
• Wizyta windykatora terenowego – Bardziej zaawansowany etap windykacji polubownej, polegający na osobistej wizycie pracownika firmy windykacyjnej w miejscu zamieszkania dłużnika. Należy pamiętać, że windykator terenowy ma ograniczone uprawnienia – może jedynie informować o długu i negocjować spłatę, nie ma prawa wchodzić do mieszkania bez zgody ani zajmować mienia.

Koszty monitów i wezwań do zapłaty – co mówią przepisy w 2025 roku?

Kwestia obciążania dłużników kosztami monitów i działań windykacyjnych jest uregulowana prawnie, szczególnie w odniesieniu do umów z konsumentami. Zasadniczo wierzyciel może żądać zwrotu kosztów poniesionych w celu dochodzenia należności, jednak muszą być to koszty uzasadnione i celowe. W przypadku kredytów i pożyczek konsumenckich (podlegających Ustawie o kredycie konsumenckim), opłaty za monity, wezwania do zapłaty oraz inne czynności windykacyjne wliczane są do tzw. pozaodsetkowych kosztów kredytu. Przepisy tej ustawy (po nowelizacjach, m.in. z lat 2022-2023) wprowadzają ścisłe limity maksymalnych pozaodsetkowych kosztów kredytu, których wierzyciel nie może przekroczyć. Limity te są zależne od kwoty kredytu i okresu spłaty. Oznacza to, że wierzyciel nie może naliczać dowolnie wysokich opłat za poszczególne monity – suma wszystkich kosztów pozaodsetkowych (w tym opłat za monity, prowizji, ubezpieczeń itp.) jest ograniczona ustawowo. Należy podkreślić, że dokładne wzory i stawki limitów wynikają z aktualnie obowiązujących przepisów prawa (stan na kwiecień 2025 r.) i zawsze warto sprawdzić, czy naliczone opłaty mieszczą się w tych ramach.

Skutki otrzymania i zignorowania monitu

Otrzymanie monitu jest sygnałem ostrzegawczym, którego nie należy lekceważyć. Ignorowanie wezwań do zapłaty zazwyczaj prowadzi do eskalacji działań ze strony wierzyciela:

• Wysyłanie kolejnych, często bardziej stanowczych monitów i wezwań (np. przedsądowego wezwania do zapłaty).
• Naliczanie dalszych odsetek ustawowych za opóźnienie.
• Naliczanie dodatkowych opłat za czynności windykacyjne (w granicach dopuszczalnych prawem).
• Zgłoszenie informacji o zadłużeniu do Biur Informacji Gospodarczej (BIG), co skutkuje pogorszeniem historii płatniczej i obniżeniem zdolności kredytowej.
• Przekazanie sprawy do zewnętrznej firmy windykacyjnej.
• Skierowanie sprawy na drogę sądową poprzez złożenie pozwu o zapłatę.
• Po uzyskaniu przez wierzyciela tytułu wykonawczego (wyroku lub nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności) – skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej prowadzonej przez komornika sądowego.

Monit a przedsądowe wezwanie do zapłaty – czy to to samo?

Terminy "monit", "ponaglenie" i "wezwanie do zapłaty" są często używane zamiennie w praktyce obrotu gospodarczego. Z prawnego punktu widzenia, każde z tych pism ma na celu przypomnienie o długu i wezwanie do jego uregulowania. Jednak termin "przedsądowe wezwanie do zapłaty" jest często stosowany dla ostatniego, formalnego pisma wysyłanego przed skierowaniem sprawy do sądu. Może ono zawierać bardziej szczegółowe uzasadnienie roszczenia, ostrzeżenie o zamiarze wszczęcia postępowania sądowego i wskazanie konsekwencji prawnych. W niektórych przypadkach wysłanie takiego formalnego wezwania może być wymagane przepisami lub stanowić warunek np. dochodzenia określonych kosztów procesu. W praktyce jednak granica między zwykłym monitem a wezwaniem przedsądowym bywa płynna.

Monit, windykacja, komornik – poznaj różnice

W procesie odzyskiwania należności pojawiają się różne pojęcia, które warto odróżniać:

• Monit – To pismo lub komunikat przypominający o zapłacie, wysyłany przez wierzyciela na etapie przedsądowym. Ma charakter informacyjno-wezwania.
• Windykacja – To cały proces dochodzenia należności. Dzieli się na windykację polubowną (działania przedsądowe, w tym wysyłanie monitów, negocjacje, wizyty windykatorów terenowych) oraz windykację sądową (uzyskanie tytułu wykonawczego) i egzekucyjną (działania komornika). Firmy windykacyjne specjalizują się głównie w windykacji polubownej i działają na zlecenie wierzycieli, mając ograniczone uprawnienia.
• Komornik – To funkcjonariusz publiczny działający przy sądzie rejonowym. Wkracza do akcji dopiero po uzyskaniu przez wierzyciela tytułu wykonawczego z sądu. Komornik, w przeciwieństwie do windykatora, ma uprawnienia władcze do przymusowego zajęcia i sprzedaży majątku dłużnika w celu zaspokojenia wierzyciela.

Otrzymałem monit – co robić?

Otrzymanie monitu wymaga podjęcia odpowiednich kroków. Zalecane działania to:

1. Nie ignoruj pisma – Przeczytaj uważnie treść monitu. Udawanie, że problem nie istnieje, tylko go pogłębi.
2. Zweryfikuj zasadność roszczenia – Sprawdź, czy dług faktycznie istnieje, czy kwota jest prawidłowa i czy wierzyciel wskazany w monicie jest uprawniony do żądania zapłaty. Porównaj dane z umowy, fakturami lub innymi posiadanymi dokumentami.
3. Skontaktuj się z wierzycielem – Jeśli dług jest zasadny, ale masz przejściowe problemy z płatnością, nawiąż kontakt z wierzycielem. Wyjaśnij sytuację i spróbuj wynegocjować nowe warunki spłaty, np. rozłożenie na raty lub odroczenie terminu (ugoda).
4. Dokonaj spłaty (jeśli to możliwe) – Jeśli dług jest bezsporny i posiadasz środki, ureguluj należność we wskazanym w monicie terminie, aby uniknąć dalszych kosztów i konsekwencji.
5. Zakwestionuj dług (jeśli jest niezasadny) – Jeśli uważasz, że wezwanie jest bezzasadne (np. dług został już spłacony, jest przedawniony lub nie istnieje), odpowiedz wierzycielowi pisemnie (najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru), przedstawiając swoje argumenty i ewentualne dowody.
6. Rozważ pomoc specjalisty – W przypadku skomplikowanej sytuacji, dużych kwot zadłużenia lub wątpliwości prawnych, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie cywilnym lub doradcą finansowym/dłużniczym.