Nieściągalne wierzytelności – definicja, dokumentowanie, skutki podatkowe i księgowe

Nieściągalne należności – definicja i przesłanki stwierdzenia

Nieściągalna należność (lub wierzytelność nieściągalna) to termin określający wierzytelność, której wyegzekwowanie od dłużnika stało się niemożliwe lub wysoce nieprawdopodobne, pomimo podjęcia przez wierzyciela stosownych działań prawnych i windykacyjnych. Oznacza to sytuację, w której majątek dłużnika nie pozwala na zaspokojenie roszczenia wierzyciela. Należy odróżnić należność nieściągalną od przedawnionej – dług przedawniony formalnie nadal istnieje, ale nie może być przymusowo dochodzony na drodze sądowej, jeśli dłużnik skutecznie podniesie zarzut przedawnienia. Nieściągalność ma natomiast charakter bardziej faktyczny, związany z brakiem majątku po stronie dłużnika.

Dla celów prawnych, księgowych i podatkowych, stwierdzenie nieściągalności wymaga często formalnego potwierdzenia. Do przesłanek pozwalających uznać wierzytelność za nieściągalną należą przede wszystkim:

• Postanowienie komornika sądowego o bezskuteczności egzekucji (umorzeniu postępowania egzekucyjnego z powodu braku majątku dłużnika).
• Postanowienie sądu upadłościowego o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika lub o umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza nawet na pokrycie kosztów tego postępowania.
• Postanowienie sądu o zakończeniu postępowania upadłościowego (jeśli wierzytelność nie została zaspokojona).
• W niektórych przypadkach, protokół sporządzony przez wierzyciela, dokumentujący fakt, że przewidywane koszty dochodzenia należności przekraczałyby jej wartość (np. przy bardzo małych kwotach).

Najczęstsze przyczyny powstawania nieściągalnych wierzytelności

Do sytuacji, w której wierzytelność staje się nieściągalna, prowadzić mogą różnorodne przyczyny, związane zarówno z sytuacją dłużnika, jak i z samym charakterem długu. Do najczęstszych należą:

• Faktyczna niewypłacalność dłużnika – Dłużnik (osoba fizyczna lub prawna) nie posiada żadnego majątku ani dochodów, z których można by prowadzić skuteczną egzekucję.
• Postępowanie upadłościowe dłużnika – W toku upadłości majątek dłużnika jest likwidowany, a uzyskane środki dzielone między wierzycieli. Często jednak majątek ten nie wystarcza na pokrycie wszystkich zobowiązań, a niezaspokojona część wierzytelności staje się nieściągalna (lub zostaje umorzona przez sąd).
• Śmierć dłużnika (osoby fizycznej) – Jeśli dłużnik umiera, a jego spadkobiercy odrzucą spadek (wraz z długami) lub okaże się, że spadek jest pusty (brak majątku), wierzytelność staje się niemożliwa do odzyskania.
• Likwidacja lub wykreślenie dłużnika (podmiotu gospodarczego) – Jeśli firma będąca dłużnikiem zostaje zlikwidowana i wykreślona z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub CEIDG, a nie pozostawiła majątku wystarczającego na spłatę zobowiązań, dochodzenie długu staje się niemożliwe.
• Przedawnienie roszczenia – Mimo że dług technicznie istnieje, jeśli wierzyciel nie podejmie odpowiednich kroków prawnych w ustawowym terminie, dłużnik może skutecznie podnieść zarzut przedawnienia, uniemożliwiając sądowe dochodzenie należności.
• Nieopłacalność egzekucji – Czasami, zwłaszcza przy niewielkich kwotach zadłużenia, przewidywane koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego mogą przewyższać wartość możliwą do odzyskania, co czyni egzekucję ekonomicznie nieuzasadnioną.

Jak udokumentować nieściągalność wierzytelności dla celów dowodowych i podatkowych?

Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności jest kluczowe, zwłaszcza jeśli wierzyciel chce zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym (PIT lub CIT). Przepisy podatkowe (art. 23 ust. 1 pkt 20 Ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a Ustawy o CIT – stan prawny na kwiecień 2025 r., zaleca się sprawdzenie aktualnych przepisów) precyzują, jakie dokumenty potwierdzają nieściągalność. Wierzyciel musi posiadać co najmniej jeden z poniższych dokumentów:

• Postanowienie organu egzekucyjnego (komornika) o nieściągalności – Dokument stwierdzający, że z egzekucji nie uzyska się kwoty przewyższającej koszty egzekucyjne. Postanowienie to musi być uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu.
• Postanowienie sądu o:
  • oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika, gdy jego majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub
  • umorzeniu postępowania upadłościowego z tej samej przyczyny, lub
  • zakończeniu postępowania upadłościowego.
• Protokół sporządzony przez podatnika (wierzyciela) – Dokument, w którym wierzyciel stwierdza, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe lub wyższe od jej kwoty. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe mogą kwestionować zasadność sporządzenia takiego protokołu, jeśli nie podjęto wcześniej żadnych realnych prób odzyskania długu.

Posiadanie jednego z tych dokumentów jest formalnym warunkiem dla określonych działań podatkowych i księgowych.

Nieściągalna należność jako koszt uzyskania przychodu (PIT/CIT) – warunki

Aby wierzyciel (prowadzący działalność gospodarczą) mógł zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów uzyskania przychodów i tym samym obniżyć swoje zobowiązanie podatkowe w PIT lub CIT, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki (stan prawny na kwiecień 2025 r.):

• Wierzytelność musiała być wcześniej zarachowana jako przychód należny wierzyciela (zgodnie z przepisami podatkowymi). Oznacza to, że wierzyciel zapłacił już podatek dochodowy od tej (nieotrzymanej) należności.
• Nieściągalność wierzytelności musi zostać udokumentowana w jeden ze sposobów wskazanych w przepisach podatkowych (patrz poprzednia sekcja – np. postanowieniem komornika, sądu lub protokołem wierzyciela).
• Wierzytelność nie może być przedawniona. Możliwość zaliczenia w koszty dotyczy wierzytelności nieprzedawnionych.
• Zaliczeniu w koszty podlega wartość netto wierzytelności (bez podatku VAT), jeśli wierzyciel korzystał z prawa do odliczenia VAT.
• Przepisy wyłączają możliwość zaliczenia do kosztów niektórych rodzajów wierzytelności, np. z tytułu pożyczek (kapitału) czy odsetek naliczonych do momentu ich faktycznej zapłaty.

Zaliczenie wierzytelności nieściągalnej w koszty podatkowe pozwala wierzycielowi częściowo zrekompensować poniesioną stratę.

Ulga na złe długi w podatku VAT – zasady i terminy

Niezależnie od możliwości zaliczenia nieściągalnej należności w koszty podatku dochodowego, wierzyciel będący czynnym podatnikiem VAT ma również możliwość skorzystania z tzw. ulgi na złe długi w podatku VAT. Pozwala ona na skorygowanie (obniżenie) podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego wykazanego na fakturze, której dłużnik nie zapłacił. Zasady te reguluje art. 89a Ustawy o VAT (stan prawny na kwiecień 2025 r.).

Kluczową różnicą w stosunku do PIT/CIT jest to, że dla celów VAT wystarczy uprawdopodobnienie nieściągalności, a nie jej pełne udokumentowanie. Nieściągalność uważa się za uprawdopodobnioną, jeżeli wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Aby skorzystać z ulgi, muszą być spełnione dodatkowe warunki, m.in.:

• Dostawa towaru lub świadczenie usług dokonane na rzecz czynnego podatnika VAT, niebędącego w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
• Na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji VAT zarówno wierzyciel, jak i dłużnik muszą być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.
• Od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Korekty dokonuje się w deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności, informując jednocześnie dłużnika o korekcie. Dłużnik z kolei ma obowiązek skorygować (zmniejszyć) swój podatek naliczony wynikający z niezapłaconej faktury.

Księgowanie należności nieściągalnych i odpisów aktualizujących

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w księgach rachunkowych wierzyciela należy stosować zasadę ostrożności, która wymaga m.in. uwzględniania ryzyka związanego z odzyskaniem należności. W przypadku należności, których spłata jest wątpliwa (np. dłużnik zalega z płatnościami, toczy się postępowanie sporne), jednostka powinna tworzyć odpisy aktualizujące ich wartość. Odpis taki tworzy się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (w zależności od charakteru należności) i pomniejsza on wartość należności wykazywaną w bilansie.

Gdy należność staje się definitywnie nieściągalna (np. zostanie udokumentowana postanowieniem komornika o bezskuteczności egzekucji, dłużnik zmarł i brak spadkobierców, lub należność się przedawniła), następuje jej wyksięgowanie z ewidencji bilansowej. Wyksięgowanie polega na zmniejszeniu stanu należności oraz wykorzystaniu wcześniej utworzonego odpisu aktualizującego. Jeśli odpis nie był utworzony lub był niewystarczający, wartość nieściągalnej należności obciąża pozostałe koszty operacyjne lub finansowe. Należności uznane za nieściągalne nie spełniają definicji aktywów i nie powinny figurować w bilansie jednostki.

Co wierzyciel może zrobić z nieściągalną należnością? (Sprzedaż, umorzenie)

Stwierdzenie nieściągalności wierzytelności nie zawsze oznacza koniec możliwości działania dla wierzyciela. Istnieją pewne opcje postępowania z takim długiem:

• Sprzedaż wierzytelności – Wierzyciel może sprzedać problematyczną wierzytelność wyspecjalizowanemu podmiotowi, takiemu jak firma windykacyjna, fundusz sekurytyzacyjny lub wystawić ją na sprzedaż na giełdzie długów. Sprzedaż odbywa się na podstawie umowy cesji wierzytelności. Wierzyciel odzyskuje w ten sposób jedynie część (często niewielki procent) wartości nominalnej długu, ale pozbywa się problemu i ryzyka związanego z dalszą windykacją. Sprzedaż ma również określone konsekwencje podatkowe (możliwość zaliczenia straty w koszty).
• Umorzenie wierzytelności – Wierzyciel może dobrowolnie zrezygnować z dochodzenia należności poprzez jej umorzenie. Wymaga to złożenia dłużnikowi stosownego oświadczenia. Umorzenie ma skutki podatkowe zarówno dla wierzyciela (możliwość zaliczenia umorzonej kwoty w koszty jest ograniczona do specyficznych przypadków), jak i dla dłużnika (umorzona kwota może stanowić dla niego przychód podlegający opodatkowaniu). Co ważne, nie można umorzyć wierzytelności już przedawnionej w celu zaliczenia jej do kosztów podatkowych.
• Dalsze monitorowanie sytuacji dłużnika – Wierzyciel może zdecydować się na okresowe sprawdzanie sytuacji majątkowej dłużnika i ewentualne ponowne wszczęcie egzekucji w przyszłości, jeśli okaże się, że dłużnik nabył majątek lub uzyskał dochody. Należy przy tym pamiętać o biegnących terminach przedawnienia roszczenia stwierdzonego tytułem wykonawczym.

Jak zapobiegać powstawaniu nieściągalnych należności?

Chociaż nie zawsze da się całkowicie wyeliminować ryzyko nieściągalności, wierzyciele mogą podjąć szereg działań prewencyjnych, aby je zminimalizować:

• Dokładna weryfikacja kontrahentów – Przed nawiązaniem współpracy handlowej lub udzieleniem kredytu kupieckiego warto sprawdzić wiarygodność płatniczą partnera, np. w dostępnych rejestrach dłużników (BIG) czy wywiadowniach gospodarczych.
• Jasne i precyzyjne warunki umowne – Umowa powinna dokładnie określać terminy płatności, konsekwencje opóźnień oraz ewentualne zabezpieczenia.
• Stosowanie zabezpieczeń płatności – W zależności od wartości transakcji i ryzyka, warto rozważyć stosowanie zaliczek, przedpłat, gwarancji bankowych, weksli, hipoteki lub innych form zabezpieczenia należności.
• Bieżący monitoring należności – Regularne sprawdzanie terminowości spłat i szybkie identyfikowanie opóźnień.
• Szybka i konsekwentna windykacja – Niezwłoczne reagowanie na brak płatności – wysyłanie monitów, kontakt telefoniczny, negocjacje, a w razie potrzeby – szybkie podejmowanie kroków prawnych, zanim sytuacja finansowa dłużnika ulegnie dalszemu pogorszeniu lub roszczenie się przedawni.

Proaktywne zarządzanie należnościami znacząco zmniejsza ryzyko powstawania trudnych do odzyskania długów.