Pozew o zapłatę należności - co powinien zawierać, żeby odzyskać dług?

Pozew o zapłatę – definicja i cel

Pozew o zapłatę jest sformalizowanym pismem procesowym, które inicjuje postępowanie sądowe w sprawach cywilnych o roszczenia pieniężne. Jest to podstawowe narzędzie prawne, za pomocą którego wierzyciel (osoba lub podmiot, któremu należą się pieniądze) może dochodzić od dłużnika (osoby lub podmiotu zobowiązanego do zapłaty) spełnienia jego zobowiązania na drodze sądowej. Celem złożenia pozwu o zapłatę jest uzyskanie orzeczenia sądu (wyroku lub nakazu zapłaty) zasądzającego dochodzoną kwotę, które po uprawomocnieniu się i zaopatrzeniu w klauzulę wykonalności staje się tytułem wykonawczym – podstawą do wszczęcia egzekucji komorniczej, jeśli dłużnik nadal nie płaci dobrowolnie.

Kiedy złożyć pozew o zapłatę? 

Złożenie pozwu do sądu jest zazwyczaj ostatecznym krokiem w procesie odzyskiwania należności, podejmowanym po tym, jak zawiodły próby polubownego rozwiązania sporu. Zwykle poprzedza go etap windykacji polubownej, obejmujący wysyłanie monitów, wezwań do zapłaty, a także próby negocjacji z dłużnikiem. Kodeks postępowania cywilnego (art. 187 § 1 pkt 3) wymaga nawet, aby w pozwie zawrzeć informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto – wyjaśnienie przyczyn. Pozew należy złożyć przed upływem terminu przedawnienia roszczenia (dla większości roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi on 3 lata).

Do jakiego sądu złożyć pozew? 

Wybór odpowiedniego sądu jest kluczowy dla prawidłowego wniesienia pozwu. Decydują o tym zasady właściwości rzeczowej i miejscowej:

• Właściwość rzeczowa – Zależy od wartości przedmiotu sporu (WPS), czyli kwoty dochodzonej pozwem. Co do zasady (stan prawny na 30.04.2025 r. – zawsze sprawdzaj aktualne przepisy), sprawy, w których WPS nie przekracza 100 000 zł, należą do właściwości sądów rejonowych. Sprawy o wartości przedmiotu sporu przewyższającej 100 000 zł rozpoznają sądy okręgowe. Istnieją wyjątki od tej zasady, np. niektóre sprawy (np. o ochronę praw autorskich) niezależnie od wartości rozpoznaje sąd okręgowy.
• Właściwość miejscowa – Określa, który sąd danego szczebla jest właściwy terytorialnie. Zasadą jest właściwość sądu według miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego (art. 27-30 KPC). Przepisy przewidują jednak liczne wyjątki i możliwości wyboru sądu przez powoda, np. sąd miejsca wykonania umowy (art. 34 KPC) czy sąd właściwy dla miejsca płatności weksla (art. 37¹ KPC).

Warto również wspomnieć o Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym (EPU), prowadzonym przez e-sąd w Lublinie, które ma zasięg ogólnokrajowy dla prostych spraw.

Niezbędne elementy pozwu o zapłatę (Wymogi formalne i merytoryczne wg KPC art. 126, 187)

Aby pozew o zapłatę był skuteczny, musi spełniać szereg wymogów formalnych i merytorycznych określonych w Kodeksie postępowania cywilnego. Do najważniejszych należą:

• Oznaczenie sądu, do którego pismo jest kierowane.
• Dokładne oznaczenie stron – Imiona i nazwiska lub nazwy stron (powoda i pozwanego), ich adresy zamieszkania lub siedziby, numery PESEL lub NIP powoda (a jeśli jest znany, także pozwanego), ewentualnie numery KRS. Wskazanie ewentualnych przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników.
• Oznaczenie rodzaju pisma – Wyraźne wskazanie, że jest to "Pozew".
• Dokładnie określone żądanie (tzw. petitum) – Precyzyjne wskazanie, jakiej kwoty pieniężnej powód domaga się od pozwanego, ewentualnie wraz z żądaniem zasądzenia odsetek ustawowych za opóźnienie (od jakiej kwoty i za jaki okres).
• Wskazanie wartości przedmiotu sporu (WPS) – Kwota dochodzona pozwem (bez odsetek).
• Przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie (tzw. uzasadnienie) – Opis stanu faktycznego, z którego wynika roszczenie (np. zawarcie umowy, wykonanie usługi, brak zapłaty).
• Wskazanie dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności.
• Informacja, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie – wyjaśnienie przyczyn.
• Podpis powoda lub jego przedstawiciela/pełnomocnika.
• Lista załączników dołączonych do pozwu.
• Odpisy pozwu i załączników dla strony przeciwnej (po jednym komplecie dla każdego pozwanego).

Jakie dowody dołączyć do pozwu?

Dowody są kluczowym elementem pozwu o zapłatę, gdyż to na powodzie spoczywa ciężar udowodnienia zasadności i wysokości swojego roszczenia. Do pozwu należy dołączyć wszelkie dokumenty i inne materiały, które potwierdzają przytoczone w uzasadnieniu fakty. Mogą to być w szczególności:

• Umowa, z której wynika zobowiązanie (np. umowa pożyczki, umowa sprzedaży, umowa o dzieło, umowa najmu).
• Faktury VAT lub rachunki wystawione pozwanemu.
• Potwierdzenia wykonania usługi lub dostarczenia towaru (np. protokoły odbioru, dokumenty WZ, listy przewozowe).
• Korespondencja z dłużnikiem dotycząca zadłużenia (e-maile, listy, SMS-y).
• Wezwania do zapłaty wysłane do dłużnika wraz z dowodem ich nadania/doręczenia.
• Pisemne uznanie długu przez dłużnika.
• Dokumenty księgowe potwierdzające istnienie należności.
• Wyciągi bankowe potwierdzające np. brak wpłaty.

W pozwie można również wnosić o przeprowadzenie dowodów z zeznań świadków czy opinii biegłego, wskazując tezy dowodowe.

Tryby postępowania przy pozwie o zapłatę 

W zależności od charakteru sprawy i przedstawionych dowodów, sąd może rozpoznać pozew o zapłatę w jednym z kilku trybów:

• Postępowanie zwykłe – Standardowy tryb, obejmujący wymianę pism procesowych, przeprowadzanie rozpraw, postępowanie dowodowe. Stosowany, gdy sprawa nie kwalifikuje się do trybów przyspieszonych.
• Postępowanie upominawcze – Przyspieszony tryb dla roszczeń pieniężnych, gdy zasadność roszczenia nie budzi wątpliwości na podstawie samego pozwu. Sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym. Pozwany może wnieść sprzeciw (bez opłat), co przekazuje sprawę do trybu zwykłego.
• Postępowanie nakazowe – Jeszcze szybszy tryb, ale wymagający przedstawienia przez powoda ściśle określonych dowodów (np. weksel, uznanie długu, dokument urzędowy - art. 485 KPC). Sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym. Pozwany może wnieść zarzuty (od których musi uiścić 3/4 opłaty od pozwu), co przekazuje sprawę do trybu zwykłego.
• Postępowanie uproszczone – Obowiązkowe dla spraw o roszczenia wynikające z umów, rękojmi, gwarancji, jeśli wartość przedmiotu sporu nie przekracza **20 000 zł** (stan na 30.04.2025 r.). Toczy się na urzędowych formularzach i ma pewne ograniczenia proceduralne.
• Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) – Specjalna forma postępowania upominawczego prowadzona przez e-sąd w Lublinie, w całości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak napisać uzasadnienie pozwu?

Uzasadnienie jest kluczową częścią pozwu, w której powód przedstawia stan faktyczny sprawy i argumenty prawne na poparcie swojego żądania. Powinno ono być napisane w sposób jasny, zwięzły i logiczny. Dobrze skonstruowane uzasadnienie zazwyczaj zawiera:

• Opis stosunku prawnego łączącego strony (np. wskazanie zawartej umowy, daty, przedmiotu).
• Opis sposobu wykonania zobowiązania przez powoda (np. dostarczenie towaru, wykonanie usługi).
• Wskazanie terminu płatności i faktu jego bezskutecznego upływu.
• Opis działań podjętych w celu odzyskania należności przed złożeniem pozwu (np. wysłane wezwania do zapłaty).
• Odwołanie do dowodów (załączonych do pozwu) potwierdzających każde z przytoczonych twierdzeń.
• Wskazanie podstawy prawnej roszczenia (np. konkretne przepisy umowy lub Kodeksu cywilnego).

Należy unikać argumentów emocjonalnych, skupiając się na faktach i dowodach.

Jak prawidłowo złożyć pozew w sądzie? (Biuro podawcze, poczta, EPU?)

Pozew o zapłatę można złożyć w sądzie na kilka sposobów:

• Osobiście w biurze podawczym sądu – Należy przygotować odpowiednią liczbę egzemplarzy pozwu wraz z załącznikami (oryginał dla sądu oraz po jednym odpisie dla każdej strony przeciwnej). W biurze podawczym uzyskamy potwierdzenie złożenia pisma z datą (tzw. prezentatę).
• Pocztą – Pozew wraz z odpisami i załącznikami można wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres właściwego sądu. Datą wniesienia pozwu jest wówczas data nadania przesyłki w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska).
• Elektronicznie (w EPU) – W przypadku spraw kwalifikujących się do Elektronicznego Postępowania Upominawczego, pozew składa się za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej e-sądu. Wymaga to posiadania konta w systemie oraz podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Ile kosztuje złożenie pozwu o zapłatę?

Złożenie pozwu o zapłatę wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej. Jej wysokość reguluje Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (stan na 30.04.2025 r.):

• Przy wartości przedmiotu sporu (WPS) powyżej 20 000 zł opłata jest stosunkowa i wynosi 5% WPS (ale nie więcej niż 200 000 zł).
• Przy WPS do 20 000 zł obowiązują opłaty stałe, zależne od wartości sporu (np. do 500 zł – 30 zł; powyżej 500 zł do 1500 zł – 100 zł; itd.).
• W postępowaniu uproszczonym (WPS do 20 000 zł) obowiązują specyficzne, niższe opłaty stałe określone w ustawie, zależne od wartości przedmiotu umowy lub sporu.
• W postępowaniu nakazowym powód uiszcza przy wniesieniu pozwu tylko 1/4 należnej opłaty.

Opłatę należy uiścić wraz ze złożeniem pozwu (np. przelewem na konto sądu, znakami opłaty sądowej). Oprócz opłaty sądowej, powód może ponieść inne koszty, np. wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego, koszty uzyskania dowodów. W przypadku wygranej, sąd zazwyczaj zasądza od pozwanego na rzecz powoda zwrot poniesionych kosztów procesu (w tym opłaty sądowej i kosztów zastępstwa procesowego w stawkach minimalnych).

Co dzieje się po złożeniu pozwu? 

Po złożeniu pozwu i sprawdzeniu go pod względem formalnym, sąd podejmuje dalsze kroki:

• Doręczenie pozwu pozwanemu – Sąd doręcza odpis pozwu wraz z załącznikami stronie pozwanej, zobowiązując ją zazwyczaj do złożenia odpowiedzi na pozew w wyznaczonym terminie (najczęściej 14 dni).
• Odpowiedź na pozew – Pozwany powinien w wyznaczonym terminie złożyć odpowiedź na pozew, w której ustosunkuje się do żądań i twierdzeń powoda, przedstawi własne argumenty i dowody.
• Wydanie nakazu zapłaty (w trybach szczególnych) – Jeśli sprawa toczy się w postępowaniu upominawczym lub nakazowym, sąd na tym etapie (po analizie pozwu, bez odpowiedzi pozwanego) wydaje nakaz zapłaty lub kieruje sprawę do innego trybu.
• Dalsza wymiana pism / Wyznaczenie rozprawy – W postępowaniu zwykłym (lub po wniesieniu sprzeciwu/zarzutów od nakazu zapłaty) może nastąpić dalsza wymiana pism procesowych, a następnie sąd wyznacza termin rozprawy.
• Rozprawa – Strony przedstawiają swoje stanowiska, przeprowadzane jest postępowanie dowodowe (przesłuchanie świadków, opinie biegłych itp.).
• Wyrok – Po zamknięciu rozprawy sąd wydaje wyrok, w którym rozstrzyga o żądaniu pozwu.

Czy można wycofać pozew o zapłatę?

Tak, powód ma prawo cofnąć złożony pozew o zapłatę zgodnie z art. 203 KPC. Skutki cofnięcia zależą od tego, czy następuje ono ze zrzeczeniem się roszczenia, czy bez:

• Cofnięcie pozwu bez zrzeczenia się roszczenia – Możliwe jest na każdym etapie postępowania, ale jeśli następuje po doręczeniu pozwu pozwanemu, wymaga jego zgody (chyba że powód cofa pozew przed rozpoczęciem rozprawy). Skutkuje umorzeniem postępowania, ale powód zachowuje możliwość ponownego wytoczenia powództwa o to samo roszczenie w przyszłości. Powodowi zwraca się zazwyczaj połowę uiszczonej opłaty sądowej.
• Cofnięcie pozwu ze zrzeczeniem się roszczenia – Możliwe jest na każdym etapie i nie wymaga zgody pozwanego. Powód definitywnie rezygnuje z dochodzenia danego roszczenia – nie będzie mógł go dochodzić ponownie w przyszłości. Skutkuje umorzeniem postępowania, a sąd zwraca powodowi całą uiszczoną opłatę sądową.

Sąd może uznać cofnięcie pozwu za niedopuszczalne, jeżeli okoliczności wskazują, że jest ono sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierza do obejścia prawa.