Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi w związku z prowadzoną działalnością lub wykonywaną pracą, aby osiągnąć przychód albo zabezpieczyć jego źródło. Koszty uzyskania przychodu zostały zdefiniowane w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2025 poz. 163 t.j.). Zgodnie z ustawą o PIT, mogą to być zarówno koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodów (np. zakup materiałów, usług, sprzętu), jak i koszty pośrednie, które umożliwiają prowadzenie działalności (np. czynsz za biuro, opłaty za media, wydatki na reklamę).
W praktyce oznacza to, że nie każdy wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, ponieważ musi spełniać określone warunki: być poniesiony w celu uzyskania przychodu, mieć związek z prowadzoną działalnością oraz nie być wyłączony z kosztów na mocy przepisów, np. wydatki prywatne. Prawidłowe rozpoznanie kosztów uzyskania przychodu ma bardzo ważne znaczenie, ponieważ bezpośrednio wpływa na wysokość podatku dochodowego.
Kiedy można odliczyć koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu można odliczyć wtedy, gdy wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Musi mieć związek z wykonywaną pracą lub działalnością gospodarczą i nie może być wyłączony z kosztów na mocy przepisów (art. 23 ustawy o PIT).
Pracownicy na umowie o pracę
Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę korzystają z ustawowo określonych, zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu. Wysokość tych kosztów zależy od miejsca zamieszkania pracownika (czy dojeżdża z innej miejscowości) oraz liczby umów. Koszty te są automatycznie uwzględniane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy.
Przedsiębiorcy prowadzący JDG
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą odliczać od przychodu faktycznie poniesione wydatki związane z działalnością. Mogą to być m.in. koszty zakupu towarów i materiałów, opłaty za media, czynsz za biuro, wydatki na reklamę, szkolenia czy sprzęt firmowy. Ważne jest, aby każdy koszt był odpowiednio udokumentowany, np. fakturą i miał związek z prowadzoną działalnością.
Inne formy zatrudnienia (umowa zlecenie, dzieło)
W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) stosuje się ryczałtowe koszty uzyskania przychodu. Standardowo wynoszą one 20% przychodu, a w przypadku umów związanych z działalnością twórczą 50%. Koszty te są uwzględniane przy rozliczeniu podatku przez zleceniodawcę lub pracownika w rocznym zeznaniu PIT.
Rodzaje kosztów uzyskania przychodu w 2026 roku
Koszty uzyskania przychodu w 2026 roku można podzielić na kilka rodzajów w zależności od formy zatrudnienia i rodzaju wydatków.
Przykłady kosztów w działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą odliczać faktycznie poniesione wydatki związane z działalnością. Do najczęstszych kosztów zaliczają się:
- zakup towarów i materiałów,
- czynsz za biuro i opłaty za media,
- wydatki na reklamę i marketing,
- koszty szkoleń i kursów podnoszących kwalifikacje,
- zakup sprzętu komputerowego, telefonów czy oprogramowania,
- koszty eksploatacji samochodu używanego w działalności.
Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (np. fakturą lub rachunkiem) i mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Koszty niemożliwe do odliczenia
Nie wszystkie wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT, do kosztów nie zalicza się m.in.:
- wydatków o charakterze osobistym (np. prywatne zakupy, odzież niebędąca odzieżą roboczą),
- kar, grzywien i odsetek za zwłokę w podatkach,
- wydatków na reprezentację (np. wystawne przyjęcia, alkohol),
- spłaty kredytów i pożyczek – kosztem mogą być jedynie odsetki,
- nieudokumentowanych wydatków, które nie mają związku z działalnością gospodarczą.
Świadome rozróżnienie kosztów możliwych i niemożliwych do odliczenia pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych i ewentualnych sporów z urzędem skarbowym.
Wliczenie pożyczki w koszty uzyskania przychodu
Uwzględnienie pożyczki firmowej w kosztach uzyskania przychodu jest możliwe, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Kluczowe jest, aby pożyczka była ściśle związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i wspierała jej cele. Niezbędne jest również właściwe udokumentowanie – przedsiębiorca powinien posiadać umowę pożyczki oraz dowody potwierdzające przepływ środków finansowych. Dopiero po spełnieniu tych warunków, pożyczka może zostać zaliczona do kosztów podatkowych, co bezpośrednio obniży podstawę opodatkowania i może przynieść firmie realne korzyści finansowe. Zanim jednak zdecydujesz się na takie rozwiązanie, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby mieć pewność, że wszystkie formalności zostały zachowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak rozliczać koszty uzyskania przychodu?
Prawidłowe rozliczanie kosztów uzyskania przychodu pozwala obniżyć podstawę opodatkowania i zmniejszyć wysokość podatku dochodowego. Sposób rozliczenia będzie jednak uzależniony od formy zatrudnienia lub prowadzonej działalności gospodarczej.
Koszty w rocznym zeznaniu PIT
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę korzystają z ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu, które są automatycznie uwzględniane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczek na podatek. W rocznym zeznaniu PIT (np. PIT-37) koszty te są wykazane w odpowiednich rubrykach i obniżają dochód podlegający opodatkowaniu. W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) stosuje się koszty procentowe 20% lub 50% przychodu, które również uwzględnia się w rocznym rozliczeniu podatkowym.
Koszty w księdze przychodów i rozchodów (KPiR)
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozliczają koszty uzyskania przychodu w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Każdy wydatek związany z działalnością, np. zakup towarów, opłaty za media, reklama czy szkolenia, musi być wpisany do KPiR w odpowiedniej kolumnie. Na podstawie zapisów w księdze ustala się dochód, który następnie podlega opodatkowaniu według wybranej formy (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt).
Dokumentowanie kosztów – faktury i rachunki
Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Najczęściej są to faktury VAT, rachunki, umowy czy potwierdzenia przelewów. Dokumenty powinny jasno wskazywać związek wydatku z prowadzoną działalnością lub wykonywaną pracą. Brak właściwego udokumentowania może skutkować zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy, dlatego tak ważne jest, aby przechowywać wszystkie dowody księgowe przez wymagany okres (co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego).
Koszty uzyskania przychodów za lata 2023, 2024, 2025
| Rok |
Pracownik miejscowy – jedna umowa |
Pracownik miejscowy – wiele umów |
Pracownik zamiejscowy – jedna umowa |
Pracownik zamiejscowy – wiele umów |
| 2023 |
250 zł miesięcznie / 3 000 zł rocznie |
4 500 zł rocznie |
300 zł miesięcznie / 3 600 zł rocznie |
5 400 zł rocznie |
| 2024 |
250 zł miesięcznie / 3 000 zł rocznie |
4 500 zł rocznie |
300 zł miesięcznie / 3 600 zł rocznie |
5 400 zł rocznie |
| 2025 |
250 zł miesięcznie / 3 000 zł rocznie |
4 500 zł rocznie |
300 zł miesięcznie / 3 600 zł rocznie |
5 400 zł rocznie |
Zmiany w kosztach uzyskania przychodu w 2026 roku
Nowością w 2026 roku są przepisy związane z cyfryzacją rozliczeń podatkowych. Wprowadzono obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz rozszerzono raportowanie w formie JPK_CIT dla podatników prowadzących pełne księgi. Choć nie zmienia to bezpośrednio wysokości kosztów uzyskania przychodu, wpływa na sposób ich dokumentowania i kontrolowania przez administrację skarbową.
Nowe przepisy i limity
W 2026 roku wysokość ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu dla pracowników nie uległa zmianie w stosunku do 2025 roku i nadal wynoszą one 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie) dla pracownika miejscowego oraz 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie) dla pracownika zamiejscowego. W przypadku wielu umów obowiązują wyższe limity – odpowiednio 4 500 zł i 5 400 zł rocznie.
Wpływ zmian na przedsiębiorców i pracowników
Dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą kluczowe znaczenie mają nowe obowiązki raportowe. Konieczność stosowania KSeF i JPK_CIT oznacza większą transparentność i dokładniejsze dokumentowanie kosztów. W związku z tym przedsiębiorcy muszą zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe fakturowanie i archiwizację dokumentów, ponieważ błędy mogą skutkować zakwestionowaniem kosztów przez urząd skarbowy. Zmiany te zwiększają obciążenia administracyjne, ale jednocześnie mogą ułatwić kontrolę i uporządkowanie rozliczeń.
Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu kosztów przychodu?
Aby uniknąć błędów przy rozliczaniu kosztów przychodu, pamiętaj aby:
- systematycznie zapisywać wszystkie poniesione wydatki w ewidencji;
- przechowywać faktury w jednym miejscu w wersji papierowej lub elektronicznej;
- dodawać pisy do faktur, jeśli nie wynika z nich jasno cel zakupu;
- Pamiętać o limicie płatności gotówką (maksymalnie 15 000 zł).
Koszty uzyskania przychodu – podsumowanie
Koszty uzyskania przychodu jest nieodłącznym elementem rozliczeń podatkowych zarówno dla pracowników, jak i przedsiębiorców. Mogą mieć formę ryczałtowych kwot (dla pracowników) lub faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków (dla osób prowadzących działalność gospodarczą).
Warto pamiętać, że nie każdy wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy. Musi być on związany z uzyskaniem przychodu i nie może być wyłączony na mocy przepisów ustawy o PIT. Aby uniknąć błędów w rozliczeniach i sporów z urzędem skarbowym, warto dokumentować wszystkie koszty oraz prawidłowo rozpoznawać wydatki, które mogą zostać uznane za koszty.
Komentarze